การตรวจประเมินการทำกิจกรรม หรือ Activity Audit (AA)
มีคนกล่าวถึงกิจกรรมที่นำมาใช้ในองค์กรว่า “เกิดที่อเมริกา โตที่ญี่ปุ่น มาตายเมืองไทย” เพราะส่วนมากกิจกรรมที่นำมาใช้ในบ้านเราไม่ว่าจะเป็น 5ส, Kaizen, QCC, 6 Sigma, TPM ส่วนมากเมื่อนำมาทำที่บ้านเรามักไม่ค่อยจะประสบความสำเร็จนัก เพราะเนื่องจากปัจจัยหลายประการอาทิ
- ความรู้ความเข้าใจในตัวกิจกรรมที่คลาดเคลื่อน ทำให้เมื่อทำแล้วไม่มีทิศทางในการดำเนินการที่ชัดเจน
- ลักษณะวัฒนธรรมการทำงานแบบไทยที่เน้นความสบายๆ ความสัมพันธ์กันในกลุ่มพนักงานมากกว่าการผูกพันกับเป้าหมายขององค์กรหรือของกลุ่ม
- ทัศนคติที่ไม่ดีต่อการทำกิจกรรม ทำแล้วเป็นงานเพิ่ม ทำแล้วจะเสียผลประโยชน์ที่เคยได้รับ ทำแล้วแผนกหรือฝ่ายของตนเองอาจมีความสำคัญน้อยลง
- ฯลฯ
ปัจจัยต่างๆ เหล่านี้เป็นเพียงปัจจัยบางส่วนที่ทำให้การทำกิจกรรมไม่ประสบความสำเร็จ ซึ่งแต่ละองค์กรย่อมที่จะมีปัญหาที่แตกต่างกันในการทำกิจกรรม ดังนั้นการหาคำตอบว่า “ทำไมกิจกรรมเรื่องนี้จึงไม่ประสบความสำเร็จในองค์กรของเรา” จึงต้องการคำตอบที่แตกต่างกันในแต่ละองค์กร
ทาง TPMthai Training and Consulting Co., Ltd. จึงเล็งเห็นความสำคัญในจุดนี้ จึงจัดบริการ การตรวจประเมินการทำกิจกรรมหรือ Activity Audit ขึ้น เพื่อช่วยองค์กรในการปัญหาในการดำเนินกิจกรรมพร้อมทั้งให้คำแนะนำถึงแนวทางในการปรับปรุงปัญหาไม่ว่าจะเป็น
- ปัญหาด้านการประชาสัมพันธ์กิจกรรมที่ไม่เข้าถึงพนักงาน การสื่อสารที่ขาดตอนทำให้กิจกรรมชะงักงัน เพื่อหาวิธีในการจัดทำโปรโมชั่นของกิจกรรมที่เหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์กร การจัดทำแผนการตลาด การทำการประชาสัมพันธ์กิจกรรมให้พนักงานทราบ การทำประชาสัมพันธ์รูปแบบต่างๆ ในองค์กร
- ปัญหาด้านระบบการตรวจประเมินที่ไม่เหมาะสม ไม่ยุติธรรม ก่อให้เกิดความเบื่อหน่ายในการทำกิจกรรม เพื่อให้สามารถปรับปรุงรูปแบบการตรวจประเมิน ปรับปรุงคณะกรรมการ หรือแนวคิดในการตรวจประเมินต่างๆ
- ปัญหาด้านระบบรางวัลหรือผลตอบแทนในการทำกิจกรรมที่ไม่เหมาะสม ไม่ถูกใจพนักงาน เพื่อปรับปรุงรูปแบบลักษณะของรางวัลหรือการประกาศเกรียติต่างๆ ที่ถูกใจพนักงานมากขึ้น
- ปัญหาในด้านความรู้ความเข้าใจในการทำกิจกรรม เพื่อวางแผนในการเพิ่มความรู้หรือทักษะในการทำกิจกรรมให้กับพนักงานในระดับต่างๆ
ปัญหาด้านทัศนคติในการทำกิจกรรม เพื่อวางแผนการปรับทัศนคติของพนักงาน ทัศนคติของผู้บริหาร ถึงความจำเป็นในการทำกิจกรรม
และความจำเป็นอื่นๆ ตามปัญหาขององค์กร
ซึ่งหลังจากการตรวจประเมินแล้วองค์กรจะได้รับรายงานผลการตรวจประเมิน ซึ่งแสดงถึงปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กรในด้านต่างๆ ที่ทำให้กิจกรรมไม่ได้รับความสนใจ พร้อมแนวทางการแก้ไขปรับปรุงเพื่อให้กิจกรรมนั้นๆ กลับมามีชีวิตชีวาอีกครั้ง
ขั้นตอนในการทำการตรวจประเมินการทำกิจกรรม หรือ Activity Audit
- บริษัทฯ จะเข้ารับทราบความต้องการขององค์กรถึงกิจกรรมที่จะต้องการปรับปรุง ลักษณะของปัญหาเบื้องต้น พร้อมทั้งแนวคิดในการทำกิจกรรมนั้นๆ (ในขั้นตอนนี้จะไม่เสียค่าใช้จ่าย)
- สัมภาษณ์ผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องเช่น กรรมการผู้จัดการ, ผู้จัดการส่วนหรือฝ่ายหรือแผนกที่เกี่ยวข้องกันกิจกรรมนั้นๆ, หัวหน้างาน, พนักงาน (บางส่วน)
- ทำการพัฒนาแบบสอบถามในด้านต่างๆ ของแต่ละกิจกรรม
- นำเสนอแบบสอบถามต่อองค์กรเพื่อพิจารณาถึงความเหมาะสมในการใช้
- ทดสอบแบบสอบถามกับกลุ่มตัวอย่างบางส่วน
- ปรับปรุงแบบสอบถาม (ถ้าจำเป็น)
- นำแบบสอบถามไปทำงานสอบถามจริงที่องค์กรที่เป็นตัวแทนของพนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
- เก็บรวบรวมข้อมูลและแปลความ
- จัดทำรายงานพร้อมคำแนะนำในการปรับปรุงในมิติต่างๆ
- นำเสนอผลการตรวจประเมินพร้อมแนวทางการแก้ไขต่อผู้บริหาร
ตัวอย่างแบบสอบวัด
- แบบสอบวัดทัศนคติในการทำ 5ส
- แบบสอบวัดทัศนคติในการทำกิจกรรม QCC
- แบบสอบวัดทัศนคติการทำ Kaizen
- แบบสอบวัดทัศนคติการทำ TPM
- แบบสอบวัดทัศนคติการทำ ISO9001:2008
- แบบสอบวัดทัศนคติการทำ ISO14001:2004
- แบบสอบวัดทัศนคติต่อคุณภาพของสินค้าและ/หรือบริการ