การจัดการความรู้ในองค์กร
(จาก Factory Digest Vol.3 Nov. 15)
ในปัจจุบันการย้ายงานเป็นเรื่องที่สร้างความปวดหัวให้กับองค์กรต่างๆ มากมาย เพราะการหากำลังคนเข้ามาทำงานไม่ใช่เรื่องง่าย ซึ่งนั่นยังไม่ใช่ปัญหาใหญ่สุดของการโยกย้าย เพราะไม่ใช่แค่กำลังคนเท่านั้นที่ถูกย้ายออกไปแต่เป็น ความรู้และทักษะของคนๆนั้นที่ถูกโยกย้ายออกไปด้วย มีงานวิจัยพบว่า ค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการสรรหา คัดเลือก ฝึกอบรมพนักงานใหม่มาแทนพนักงานเดิมที่ออกไปนั้นจะอยู่ราว 5-10 เท่าของเงินเดือนของพนักงานที่ออกไป และค่าใช้จ่ายนี้ส่วนมากจะหมดไปกับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้มีความสามารถที่จะทำงานแทนพนักงานเดิมได้ ดังนั้นยิ่งเราใช้เวลาในการฝึกอบรมมากเท่าไรก็จะยิ่งส่งผลร้ายต่อองค์กรมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นองค์กรจึงต้องหาทางพัฒนาพนักงานใหม่ให้มีความรู้ความสามารถตรงตามตำแหน่งที่กำหนดไว้อย่างเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้
นอกจากนี้การพัฒนาพนักงานที่มีอยู่ก็เป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน จะเห็นได้ว่าพนักงานแต่ละคนอาจจะมีความรู้หรือทักษะบางอย่างที่แตกต่างกันทำให้แต่ละคนมีผลงานที่ออกมาแตกต่างกันด้วย การถ่ายทอดและประสบการณ์ความรู้จากคนหนึ่งสู่คนหนึ่งจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมาก
การจัดการความรู้ในองค์กรจึงมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งที่จะเข้ามาช่วยองค์กรในการที่จะรักษาความรู้ที่สั่งสมมาขององค์กรให้คงอยู่ในองค์กร ไม่สูญหายหรือโยกย้ายไปพร้อมกับคนที่โยกย้ายออกไป รวมถึงถ่ายทอดจากพนักงานที่เก่งกว่าสู่พนักงานคนอื่นๆ เพื่อให้พนักงานทุกคนมีความรู้ในการที่จะแก้ไขปัญหาและยังสามารถต่อยอดไปสู่ความรู้ใหม่ๆได้มากขึ้น เพื่อสร้างเป็นทุนทางปัญญาหรือ Intellectual Capital ที่จะนำไปใช้ในการรับมือกับคู่แข่งทางการธุรกิจต่อไป
ในกระบวนการจัดการความรู้นั้น สามารถแบ่งได้เป็นขั้นตอนดังนี้
- การบ่งชี้ความรู้เป็นการพิจารณาในการทำงานตามตำแหน่งต่างๆ ให้ประสบความสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพนั้น ผู้ที่ทำงานๆนั้นต้องมีความรู้อะไรบ้าง
- การสร้างความรู้ เป็นการสร้างความรู้ต่างๆ จากประสบการณ์ จากการทำงาน จากทฤษฎีที่เรียนรู้มาในองค์การ
- การสะสมและจัดเก็บความรู้ เป็นการนำความรู้ที่ได้สร้างมาแล้ว มาจัดเก็บให้เป็นระบบเพื่อให้สามารถนำเอาความรู้ที่สะสมไปแล้วนั้นนำกลับมาใช้ในการเรียนรู้ แก้ไขปัญหา หรือการสร้างความรู้ใหม่หรือที่เรียกว่าต่อยอดต่อไปได้
- การเรียนรู้ เป็นการนำเอาความรู้ที่สะสมมา มาทำการเรียนรู้เพื่อนำเอาความรู้นั้นไปใช้ในการทำงานให้เกิดประสิทธิผล หรือ
- การแสวงหาผู้รู้ เป็นการสร้างผู้เชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งขึ้นภายในองค์กร เพื่อให้สามารถสร้างความรู้ใหม่หรือถ่ายทอดความรู้ที่มีอยู่ส่งต่อให้กับคนรุ่นถัดๆไป หรือเพื่อนำเอาความรู้นั้นมาต่อยอดต่อไปโดยผู้ที่เชี่ยวชาญทำให้ลดเวลาในการพัฒนาความรู้ใหม่ๆขึ้นมาในองค์กรได้
กระบวนการจัดการความรู้จึงมีหลากหลายมิติที่ต้องจัดทำ และมีหลายความรู้ที่ต้องจัดเตรียม หากเราจะฝากความหวังทั้งหมดไว้กับฝ่ายพัฒนาทรัพยากรมนุษย์แต่เพียงฝ่ายเดียวก็คงจะเป็นไปไม่ได้ที่จะสามารถบ่งชี้ความรู้ สร้างและจัดเก็บความรู้ จัดอบรม และหาผู้รู้ในองค์กร
เทคนิคอย่างหนึ่งที่จะสามารถนำมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ เทคนิคการจัดการความรู้ด้วย OPL หรือ One Point Lesson หรือบทเรียนหนึ่งจุด
โดยทั่วไปการเขียนความรู้ต่างๆ ก็มักจะเขียนลงในรูปแบบของขั้นตอนการปฏิบัติงานหรือ Work Instruction ที่จะเขียนขั้นตอนการทำงานต่างๆลงไปทุกขั้นตอนใน Work Instruction เดียว ทำให้การเรียนรู้ช้า ผู้เรียนเกิดความสับสน อีกทั้งยังไม่สามารถกล่าวถึงความรู้ที่ต้องใช้ในการงานได้อย่างชัดเจน เพราะมุ่งเน้นที่ขั้นตอนการทำงานมากกว่าความรู้ที่ต้องใช้ในการทำงาน
ส่วน OPL คือการเขียนหรือถ่ายทอดความรู้ของตนเองลงบนเอกสารซึ่งเน้นการใช้รูปภาพมากกว่าข้อความและสามารถสื่อสารได้ในเวลาอันสั้นไม่เกิน 5 นาที เพื่อให้ผู้เรียนสามารถเรียนรู้ได้ง่าย สะดวก รวดเร็วกว่าการใช้ตัวอักษร ดังตัวอย่างข้างล่างนี้
จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่า OPL นั้นสั้น กระชับ เรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว มากกว่าการใช้การอธิบายด้วยตัวหนังสือ จึงมีผู้นิยมใช้ในการสอนงานมากขึ้น แต่การใช้ OPL ต้องมีวิธีการจัดการกับ OPL ด้วย ทั้งนี้เนื่องจาก OPL แต่ละ OPL นั้นสั้น จึงใส่เนื้อหาได้ไม่มากนัก ทำให้จำนวนของ OPL ที่จะต้องสร้างในความรู้เรื่องหนึ่งๆนั้น มีจำนวนมาก ไม่สะดวกต่อการจัดเก็บและค้นหา
เทคนิคการจัดการความรู้ด้วย OPL คือ การกำหนดความรู้ที่จำเป็นของแต่ละตำแหน่งงานแล้วสร้างเป็น OPL ด้วยการให้พนักงานทุกคนที่อยู่ในแต่ละตำแหน่งเขียนความรู้ของตนเองขึ้นมาแล้วนำไปความรู้นั้นไปตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้างาน จากนั้นจึงนำไปเก็บไว้เป็นสิ่งที่ต้องรู้ตามตำแหน่งงาน เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาหรือพนักงานเก่าต้องการที่จะทบทวนความรู้ ก็สามารถที่จะค้นหาความรู้ที่ต้องรู้ตามตำแหน่งของตนเองจาก OPL นั้นๆ
การจัดการความรู้ด้วยเทคนิค OPL นี้จึงสอดคล้องกับ 5 ขั้นตอนของการจัดการความรู้ เพราะสามารถที่จะบ่งชี้ สร้าง สะสม จัดเก็บความรู้และนำมาความรู้ออกมาใช้ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องมากกว่าวิธีการจัดการความรู้แบบอื่นๆ และยังสามารถค้นหาผู้เชี่ยวชาญในเรื่องต่างๆได้อีกด้วย
ด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ก้าวหน้าในปัจจุบัน แบรนด์ Software Service Provider ของคนไทย ได้พัฒนาโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล OPL ในชื่อ René OPL ที่สามารถจัดการกับ OPL จำนวนมากๆได้ในรูปของฐานข้อมูลที่ทำให้ สร้าง OPL ได้ง่ายด้วยการเชื่อมโยงข้อมูลภาพถ่ายจากโทรศัพท์มือถือหรือกล้องดิจิตอลและยังใส่ข้อความลงไปใน OPL และทำการ Upload ถึงผู้อนุมัติได้ทันที สามารถการกำหนดผู้เรียนที่ต้องเรียนรู้ OPL นั้นๆ และทำการบันทึกการเรียนรู้ของผู้เรียนแต่ละคน พร้อมด้วยเมนูการค้นหาได้จากทั้งในรูปของคีย์เวิร์ดและข้อความใน OPL รวมถึงสามารถค้นหาจากผู้เขียน ผู้อนุมัติ ได้อย่างสะดวกรวดเร็วมากขึ้น ทำให้การค้นหา OPL ในเรื่องต่างๆสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังมีเมนูการออกรายงานการเรียนรู้ในรูปแบบต่างๆ เช่น การเรียนรู้ที่เรียนแล้วต่อการเรียนรู้ที่บ่งชี้ หรือ ผู้ที่เขียน OPL มากที่สุด เป็นต้น อีกทั้งยังสามารถเปิด OPL ได้จากอุปกรณ์ที่หลากหลายทั้ง PC และ Smartphone ได้ด้วย ทำให้การเรียนไม่จำกัดอยู่แต่ในห้องเรียนอีกต่อไป
René OPoL ยังมีความอ่อนตัวสูงหรือ มี Flexibility สูง ทำให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับการจัดการข้อมูลข่าวสารในองค์กร จดหมายเวียน การติดตามความคืบหน้าของงานต่างๆได้ อีกทั้งด้วยความสามารถที่เป็น Internet Base จึงสามารถใช้ในการสื่อสารได้กับทุคน ทุกที่ไม่ว่าบุคคลนั้นจะอยู่ภายในหรือภายนอกองค์กรก็ตาม ด้วยความสามารถนี้ทำให้ René OPoL สามารถประยุกต์ใช้ในการสื่อสารกับลูกค้าได้ด้วย โดยความลับไม่รั่วไหลด้วยการกำหนดสิทธิกลุ่มคนที่จะเข้าถึง OPL แต่ละเรื่องได้แตกต่างกัน
ท่านที่สนใจเรื่อง เทคนิคการจัดการความรู้ด้วย OPL พร้อมรับโปรแกรมการจัดการ OPL René OPoL ไปใช้ ฟรี โทร 02-171-0211
