กิจกรรมนี้มีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนตามชื่อ คือ
3.1 ต้องทำการวางแผนการบำรุงรักษาให้กับ เครื่องจักร
เพื่อให้เครื่องจักรไม่เสียหรือ Breakdown คำจำกัดความของเครื่อเสียคือ เครื่องจักรที่สูญเสียความสามารถในการทำงานอย่างสิ้นเชิงนานเกิน 10 นาที เรื่องเวลานี้อาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมกับสภาพการณ์ ดังนั้นเครื่องจักรเสียต้องไม่เกิดขึ้นจึงไม่ได้หมายความว่าเครื่องจักรจะ ไม่หยุดเลย แต่เครื่องจักรจะหยุดเพื่อซ่อมก่อนที่มันจะเสียหรือ Breakdown หรือหากยังมี Breakdown ก็ต้องทำให้เครื่องจักรกลับคืนมาให้เดินได้อีกครั้งโดย
a. การซ่อมให้เร็วที่สุดหรือ ลด MTTR (Mean Time to Repair)
b. การที่ให้เครื่องมีระยะเวลาในการเดินนานที่สุด หรือเพิ่ม MTBF (Mean Time Between Failure)
3.2 ต้องทำให้ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาต่ำที่สุด
จะเห็นได้ว่าจุดมุ่งหมาย 2 ข้อนั้นขัดแย้งกันเองนั่นคือ เครื่องเสียเป็นศูนย์ นั้นก็ต้องมีค่าใช้จ่ายแต่หากเราทำการบำรุงรักษามากจนเกินไป ค่าใช้จ่ายก็จะสูงขึ้น ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ไม่ต้องการเช่นกัน ปัญหาจึงอยู่ที่ว่า เราจะทำให้เกิดความสมดุล ของ 2 จุดประสงค์นี้ได้อย่างไร
ก่อนอื่นเราต้องทำความเข้าใจถึงที่มาของเครื่องเสียก่อน
3.3 เครื่องจักรเสียได้อย่างไร
เครื่องจักรย่อยประกอบด้วยชิ้นส่วนต่างๆ มากมายหลายชิ้นประกอบเข้าด้วยกัน เช่นเดียวกับ รถยนตร์ของเราไม่ได้มาจากชิ้นส่วนเพียงชิ้นเดียวแต่มาจากชิ้นส่วนหลายๆ ชิ้นประกอบเข้าด้วยกัน จึงจะรวมเป็นรถยนตร์ การที่รถยนตร์จะเสียนั้น เราจะสังเกตุว่าเมื่อรถยนตร์เสียที่เราพูดถึงนั้น ไม่ได้หมายความถึงรถยนตร์ทั้งคันแต่เราจะหมายถึงความเสียหายที่เกิดขึ้นกับ ชิ้นส่วนบางชิ้นที่เสียหาย แต่ชิ้นนั้นส่งผลให้รถยนตร์ทั้งคันทำงานไม่ได้
เครื่องจักรของเราก็เช่นเดียวกันการที่จะเสียย่อมเกิดจากชิ้นส่วนบางชิ้น เสียหายไม่ได้เกิดจากทุกชิ้นเสียหายพร้อมกัน ชิ้นส่วนแต่ละชิ้นจะถูกออกแบบมาให้ทำงานที่สภาวะการณ์ใดๆ สภาวะหนึ่ง หากสภาพของชิ้นส่วนนั้นแย่ลงจนถึงจุดที่มันไม่สามารถรับกับการทำงานที่ออก แบบให้รับได้ชิ้นส่วนน้นก็แตกหักเสียหายดังรูปที่แสดงด้วยกราฟ
จะเห็นว่าเส้นสีน้ำเงินคือการเสื่อมสภาพตามปกติของชิ้นส่วน เมื่อสภาพของชิ้นส่วนนั้นเสื่อมลงจนถึงค่าวิกฤต ชิ้นส่วนนั้นก็แต่หักเสียหายไป แต่ถ้าเรายิ่งมีการเร่งให้การเสื่อมสภาพนั้นเกิดเร็วยิ่งขึ้น การเสื่อมสภาพก็จะเป็นเส้นสีแดง การเสียหายของชิ้นส่วนนั้นก็จะเสียหายเร็วกว่าปกติ การที่ชิ้นส่วนนั้นจะเสียหายเร็วกว่าปกตืเกิดจาก
3.3.1 ความแข็งแรงของชิ้นส่วนเครื่องจักรลดลง เกิดจากการที่ชิ้นส่วนนั้น เกิดการเสื่อมสภาพทำให้ ชิ้นส่วนนั้นไม่สามารถทนต่อการใช้งานตามปรกติได้เช่น เพลาที่สึกเล็กลง ก็ทำให้ไม่สามารถรับแรงได้เท่าเดิม
3.3.2 ความแข็งแรงของชิ้นส่วนเครื่องจักรไม่เพียงพอ เกิดจากการที่ออกแบบมาตั้งแต่แรก ไม่เหมาะสมทำให้เครื่องจักรไม่สามารถ ที่จะรับต่อแรงที่เกิดขึ้นได้ หรือทำให้เกิดการล้าตัว และเสียหาย
3.3.3 การใช้งานเกินกำลัง เกิดจากการที่เครื่องจักรนั้น ถูกออกแบบมาให้ทำงานในระดับหนึ่ง แต่ไปใช้เครื่องจักร ในอีกระดับหนึ่ง ซึ่งมากกว่าที่ถูกออกแบบไว้ ทำให้ชิ้นส่วนเครื่องจักร เกิดการเสียหายได้
3.4.1 สิ่งที่ทำให้เหตุการณ์ที่กล่าวมาข้างต้นนี้ไม่เกิดขึ้น โดยการ
3.4.1 รักษาสภาพพื้นฐานของเครื่องจักรให้ถูกต้อง
3.4.2 ออกแบบชิ้นส่วนที่อ่อนแอใหม่ ที่ทนต่อการใช้งานให้ได้มากขึ้น
3.4.3 กำหนดการเดินเครื่องที่เหมาะสม
3.4.4 เพิ่มความสามารถของพนักงานเดินเครื่อง และช่างให้ตรวจสอบการเสื่อมสภาพได้มากขึ้น
3.4.5 การขาดการตรวจสอบ ซ่อมที่เหมาะสม
3.4.6 ปัจจัยภายนอก
กิจกรรมการวางแผนบำรุงรักษานั้น นอกจากจะไม่ให้เครื่องจักรเสียแล้ว ยังต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่าย ของการบำรุงรักษาด้วย การบำรุงรักษานั้นมีหลายแบบ ซึ่งเราต้องเลือกให้เหมาะสม กับชิ้นส่วนด้วย ประเภทของการบำรุงรักษาคือ
การบำรุงรักษาแบบต่างๆ นั้นก็จะมีค่าใช้จ่ายที่ไม่เท่ากัน จึงต้องเลือกให้เหมาะสม กับชิ้นส่วนของเครื่องจักรนั้นๆ ที่ใช้คำว่า “ ชิ้นส่วนเครื่องจักร ” เนื่องจากเวลาที่เราทำการบำรุงรักษานั้น เราจะที่ชิ้นส่วนไม่ได้ทำการบำรุงรักษา ที่เครื่องจักรทั้งเครื่อง ดังนั้นเราจึงต้องทำการแยกชิ้นส่วน ของเครื่องจักรออกมา เป็นชิ้นส่วนย่อยก่อนกำหนดแผนการบำรุงรักษาลงไป
ในปัจจุบันนี้ มีอุปกรณ์ที่ช่วยในการวางแผนบำรุงรักษา ให้สะดวกมากขึ้นคือ โปรแกรมการบำรุงรักษาหรือที่เรียกว่า Computerize Maintenance Management System (CMMS) ซึ่งการใช้ CMMS ก็ทำให้การทำการวางแผนและรวบรวมข้อมูลการบำรุงรักษาเช่น ประวัติการซ่อม ค่าใช้จ่ายในการซ่อม การวางแผนการใช้อะไหล่ นั้นง่ายขึ้น สะดวกขึ้น แต่ไม่ได้เป็นสูตรสำเร็จว่า หากนำ CMMS มาใช้แล้วจะทำให้การบำรุงรักษาง่ายขึ้น
การบริหารจัดการคลังเก็บอะไหล่เครื่องจักร ก็เป็นอีกประเด็นหนึ่ง ที่มีความสำคัญ เนื่องจากเป็นการสนับสนุน การซ่อมบำรุงได้อย่างไม่ติดขัด เพราะเราสามารถที่จะหาชิ้นส่วนที่ต้องการใช้งานได้อย่างทันทีที่มีปัญหา แต่ในทางตรงข้าม หากเราเก็บอะไหล่ต่างๆ ไว้มากเกินไป ก็เท่ากับเราต้องเสียเงินไป ในการเก็บอะไหล่ต่างๆ ซึ่งก็เป็นเงินไม่ใช่น้อย ในขณะที่อะไหล่บางอย่างการเก็บไว้นานเกินไป ก็ทำให้เกิดความเสียหาย ต่อชิ้นส่วนเช่นกัน ดังนั้นเราต้องมี การบริหารจัดการที่ดีเพื่อแก้ปัญหานี้
กิจกรรมวางแผนการบำรุงรักษานั้น ยังเป็นกิจกรรมที่ต้องดำเนินการไป พร้อมกับการบำรุงรักษาด้วยตนเอง เพื่อให้การเกิดการถ่ายทอดความรู้ โดยช่างเป็นผู้สอน และพนักงานเดินเครื่องเป็นผู้เรียน ทำให้ความสัมพันธ์ ของพนักงานทั้งสองส่วนดีขึ้น และเป็นทีมเดียวกัน การทำเช่นนี้เป็นการถ่ายงาน จากช่างไปสู่พนักงานเดินเครื่อง ทำให้ช่างต้องพัฒนา ไปสู่การเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง เพื่อให้สามารถที่จะพัฒนาเครื่องจักรได้อีกต่อหนึ่ง
