การเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานสายสำนักงาน

เพราะอะไรการทำ TPM บางองค์กรจึงประสบความสำเร็จ ในขณะที่บางองค์กรกลับไม่ โดยหลักการแล้ว การทำ TPM ก็เหมือนกับการเปลี่ยนแปลงองค์กรรูปแบบอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็น Lean หรือ Six Sigma ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงองค์กรเพื่อให้องค์กรมีความสามารถในการแข่งขันมากขึ้น  แน่นอนในทางธุรกิจแล้วถือว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะในยุคที่มีการแข่งขันทางธุรกิจที่ดุเดือดอย่างในปัจจุบัน เพราะไม่ว่าองค์กรจะเดินไปข้างหน้าหรือไม่โลกธุรกิจก็ย่อมต้องหมุนไปอยู่ดี เมื่อการเปลี่ยนแปลงองค์กรเป็นสิ่งที่จำเป็นและสำคัญ ทำไมผู้บริหารองค์กรจึงไม่สามารถที่จะเปลี่ยนแปลงองค์กรให้ไปในทิศทางที่ต้องการได้ ก่อนที่จะไปทำความเข้าใจในประเด็นนั้น เราคงต้องทำความเข้าใจกับประเด็นง่ายๆ กันก่อน ทุกคนก็ทราบดีว่า การสูบบุหรี่เป็นสิ่งที่ไม่ดีต่อร่างกาย แต่เราก็ยังเห็นมีคนสูบบุหรี่อยู่มากมาย ในขณะเดียวกัน ทุกคนก็ทราบเช่นกันว่า การออกกำลังกายเป็นสิ่งที่ดี แต่เราก็ยังเห็นคนไม่ค่อยออกกำลังกันอยู่ดี (ด้วยข้ออ้างมากมาย) หรือ พนักงานแทบทุกคน บ่น ด่า องค์กรอยู่แทบตลอดเวลา แต่ก็ไม่ยอมลาออกไปหางานใหม่เสียที (โดยเฉพาะพนักงาน รัฐวิสาหกิจ) สิ่งเหล่านี้เราพบอยู่แทบทุกที่ ที่มีคนไม่พอใจในสิ่งที่เป็นอยู่ แต่ก็ยังอยู่กับสิ่งนั้นๆ หรือ รู้ว่าที่ทำอยู่นั้นไม่ดีก็ยังไม่ยอมที่จะเปลี่ยนแปลง ทั้งนี้เป็นเพราะว่า มนุษย์เราไม่ชอบที่จะเปลี่ยนแปลง เรามีแรงต้านภายในตัวของเราเองที่จะต่อต้านการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น อันนี้เป็นธรรมชาติของมนุษย์ ในรูปแบบขององค์กรก็เช่นเดียวกัน เมื่อผู้บริหารต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงองค์กร บุคลากรในองค์กรย่อมเกิดแรงต้านภายใน เพราะพนักงานไม่ชอบที่จะเปลี่ยนแปลง ดังนั้นแรงผลักดันกิจกรรมต่างๆ จึงมีแรงต้านจากพนักงานกลับมาซึ่งแสดงออกด้วยการวางเงื่อนไขต่างๆ มากมายของพนักงานเช่น อ้างว่าทำไม่เป็นบ้าง ไม่มีเวลาบ้าง ฯลฯ ทำให้การเปลี่ยนแปลงต่างๆ ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ แล้วผู้บริหารก็จะค่อยๆ เลิกราเรื่องนั้นๆ ไปเอง เพราะหมดแรงที่จะผลักดันต่อ ทีนี้เราจะแก้ไขปัญหานี้อย่างไร การเปลี่ยนแปลงที่เป็นการเปลี่ยนแปลงในระยะยาวหรือ Long Term Change นั้น ต้องอาศัยความเข้าใจที่ดีของพนักงานหรือทัศนคติที่ดีต่อการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ ก่อน หรือพูดง่ายๆ คือ ก่อนที่จะเกิดการเปลี่ยนแปลงหรือก่อนที่จะนำเอา TPM เข้ามาใส่ในองค์กรนั้น ต้องสร้างให้พนักงานมีทัศนคติที่ดี เข้าใจถึงความจำเป็นขององค์กรในการที่จะต้องเปลี่ยนแปลงให้ชัดเจนก่อน เพื่อสร้างความเชื่อมั่นว่า TPM หรือกิจกรรมนั้นๆ เป็นสิ่งที่จะมาช่วยเราในการทำให้องค์กรเราอยู่รอดได้ และผู้ที่จะสร้างความเชื่อในเรื่องนี้ได้ดีที่สุดก็คือผู้บริหารระดับสูง ที่ต้องเชื่อว่าการทำ TPM หรือกิจกรรมนั้นๆ เป็นสิ่งที่จะช่วยนำพาองค์กรของเราให้รอดไปได้ เพราะผู้บริหารเป็นผู้ที่มีอิทธิพลต่อคนทั้งองค์กร ผู้บริหารจึงต้องทำตัวให้เป็นแบบอย่าง จึงจะสามารถทำให้ทุกคนในองค์กรเชื่อว่าเราต้องเปลี่ยนแปลงด้วยวิธีการของ TPM หรือกิจกรรมนั้นๆ จากประสบการณ์ที่เป็นที่ปรึกษามาหลายปี ผมเชื่อมั่นว่า องค์กรใดที่ผู้บริหารเอาจริงเอาจังกับการทำ TPM หรือกิจกรรมแล้ว และติดตามความคืบหน้าของงานตามแนวคิดของ TPM หรือกิจกรรมนั้นๆ อย่างสม่ำเสมอ องค์กรนั้นจะประสบความสำเร็จ อย่าตกใจถ้าองค์กรของคุณจะเป็นองค์กรหนึ่งที่ทำแล้วไม่ประสบความสำเร็จ คุณลองมองที่ผู้บริหารองค์กรของคุณซิ ว่าเขาเป็นอย่างไร? Read more →

เพื่อสร้างวัฒนธรรมของการเป็น ศูนย์ ซึ่งหมายถึง อุบัติเหตุเป็นศูนย์ ของเสียเป็นศูนย์ เครื่องเสียเป็นศูนย์ ในทุกกระบวนการผลิต โดยใช้หลักการ 5G เพื่อให้เกิดความร่วมมือร่วมใจกัน ของพนักงานทุกระดับ ในอันที่จะลดความสูญเสียลง ตั้งแต่ ผู้บริหารระดับสูง จนถึงพนักงานหน้างาน เพื่อให้เกิดความร่วมมือร่วมใจกัน ของพนักงานทุกแผนก ทุกหน่วยงานในองค์กร ในอันที่จะลดความสูญเสียลง เพื่อให้ทักษะ ความรู้ ความสามารถของพนักงานทุกคนสูงขึ้น เพื่อปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมขององค์กร ไปสู่การเป็นผู้ผลิตที่สามารถแข่งขันได้ในระดับโลก Read more →

การจัดการความรู้ในองค์กร (จาก Factory Digest Vol.3 Nov. 15) ในปัจจุบันการย้ายงานเป็นเรื่องที่สร้างความปวดหัวให้กับองค์กรต่างๆ มากมาย เพราะการหากำลังคนเข้ามาทำงานไม่ใช่เรื่องง่าย ซึ่งนั่นยังไม่ใช่ปัญหาใหญ่สุดของการโยกย้าย เพราะไม่ใช่แค่กำลังคนเท่านั้นที่ถูกย้ายออกไปแต่เป็น ความรู้และทักษะของคนๆนั้นที่ถูกโยกย้ายออกไปด้วย มีงานวิจัยพบว่า ค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการสรรหา คัดเลือก ฝึกอบรมพนักงานใหม่มาแทนพนักงานเดิมที่ออกไปนั้นจะอยู่ราว 5-10 เท่าของเงินเดือนของพนักงานที่ออกไป และค่าใช้จ่ายนี้ส่วนมากจะหมดไปกับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้มีความสามารถที่จะทำงานแทนพนักงานเดิมได้ ดังนั้นยิ่งเราใช้เวลาในการฝึกอบรมมากเท่าไรก็จะยิ่งส่งผลร้ายต่อองค์กรมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นองค์กรจึงต้องหาทางพัฒนาพนักงานใหม่ให้มีความรู้ความสามารถตรงตามตำแหน่งที่กำหนดไว้อย่างเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ นอกจากนี้การพัฒนาพนักงานที่มีอยู่ก็เป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน จะเห็นได้ว่าพนักงานแต่ละคนอาจจะมีความรู้หรือทักษะบางอย่างที่แตกต่างกันทำให้แต่ละคนมีผลงานที่ออกมาแตกต่างกันด้วย การถ่ายทอดและประสบการณ์ความรู้จากคนหนึ่งสู่คนหนึ่งจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมาก การจัดการความรู้ในองค์กรจึงมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งที่จะเข้ามาช่วยองค์กรในการที่จะรักษาความรู้ที่สั่งสมมาขององค์กรให้คงอยู่ในองค์กร ไม่สูญหายหรือโยกย้ายไปพร้อมกับคนที่โยกย้ายออกไป รวมถึงถ่ายทอดจากพนักงานที่เก่งกว่าสู่พนักงานคนอื่นๆ เพื่อให้พนักงานทุกคนมีความรู้ในการที่จะแก้ไขปัญหาและยังสามารถต่อยอดไปสู่ความรู้ใหม่ๆได้มากขึ้น เพื่อสร้างเป็นทุนทางปัญญาหรือ Intellectual Capital ที่จะนำไปใช้ในการรับมือกับคู่แข่งทางการธุรกิจต่อไป ในกระบวนการจัดการความรู้นั้น สามารถแบ่งได้เป็นขั้นตอนดังนี้ การบ่งชี้ความรู้เป็นการพิจารณาในการทำงานตามตำแหน่งต่างๆ ให้ประสบความสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพนั้น ผู้ที่ทำงานๆนั้นต้องมีความรู้อะไรบ้าง การสร้างความรู้ เป็นการสร้างความรู้ต่างๆ จากประสบการณ์ จากการทำงาน จากทฤษฎีที่เรียนรู้มาในองค์การ การสะสมและจัดเก็บความรู้ เป็นการนำความรู้ที่ได้สร้างมาแล้ว มาจัดเก็บให้เป็นระบบเพื่อให้สามารถนำเอาความรู้ที่สะสมไปแล้วนั้นนำกลับมาใช้ในการเรียนรู้ แก้ไขปัญหา หรือการสร้างความรู้ใหม่หรือที่เรียกว่าต่อยอดต่อไปได้ การเรียนรู้ เป็นการนำเอาความรู้ที่สะสมมา มาทำการเรียนรู้เพื่อนำเอาความรู้นั้นไปใช้ในการทำงานให้เกิดประสิทธิผล หรือ การแสวงหาผู้รู้ เป็นการสร้างผู้เชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งขึ้นภายในองค์กร เพื่อให้สามารถสร้างความรู้ใหม่หรือถ่ายทอดความรู้ที่มีอยู่ส่งต่อให้กับคนรุ่นถัดๆไป หรือเพื่อนำเอาความรู้นั้นมาต่อยอดต่อไปโดยผู้ที่เชี่ยวชาญทำให้ลดเวลาในการพัฒนาความรู้ใหม่ๆขึ้นมาในองค์กรได้ กระบวนการจัดการความรู้จึงมีหลากหลายมิติที่ต้องจัดทำ และมีหลายความรู้ที่ต้องจัดเตรียม หากเราจะฝากความหวังทั้งหมดไว้กับฝ่ายพัฒนาทรัพยากรมนุษย์แต่เพียงฝ่ายเดียวก็คงจะเป็นไปไม่ได้ที่จะสามารถบ่งชี้ความรู้ สร้างและจัดเก็บความรู้ จัดอบรม และหาผู้รู้ในองค์กร เทคนิคอย่างหนึ่งที่จะสามารถนำมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ เทคนิคการจัดการความรู้ด้วย OPL หรือ One Point Lesson หรือบทเรียนหนึ่งจุด โดยทั่วไปการเขียนความรู้ต่างๆ ก็มักจะเขียนลงในรูปแบบของขั้นตอนการปฏิบัติงานหรือ Work Instruction ที่จะเขียนขั้นตอนการทำงานต่างๆลงไปทุกขั้นตอนใน Work Instruction เดียว ทำให้การเรียนรู้ช้า ผู้เรียนเกิดความสับสน อีกทั้งยังไม่สามารถกล่าวถึงความรู้ที่ต้องใช้ในการงานได้อย่างชัดเจน เพราะมุ่งเน้นที่ขั้นตอนการทำงานมากกว่าความรู้ที่ต้องใช้ในการทำงาน ส่วน OPL คือการเขียนหรือถ่ายทอดความรู้ของตนเองลงบนเอกสารซึ่งเน้นการใช้รูปภาพมากกว่าข้อความและสามารถสื่อสารได้ในเวลาอันสั้นไม่เกิน 5 นาที เพื่อให้ผู้เรียนสามารถเรียนรู้ได้ง่าย สะดวก รวดเร็วกว่าการใช้ตัวอักษร ดังตัวอย่างข้างล่างนี้ ตัวอย่าง OPL จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่า OPL นั้นสั้น กระชับ เรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว มากกว่าการใช้การอธิบายด้วยตัวหนังสือ จึงมีผู้นิยมใช้ในการสอนงานมากขึ้น แต่การใช้ OPL ต้องมีวิธีการจัดการกับ OPL ด้วย ทั้งนี้เนื่องจาก OPL แต่ละ OPL นั้นสั้น จึงใส่เนื้อหาได้ไม่มากนัก ทำให้จำนวนของ OPL ที่จะต้องสร้างในความรู้เรื่องหนึ่งๆนั้น มีจำนวนมาก ไม่สะดวกต่อการจัดเก็บและค้นหา เทคนิคการจัดการความรู้ด้วย OPL คือ การกำหนดความรู้ที่จำเป็นของแต่ละตำแหน่งงานแล้วสร้างเป็น OPL ด้วยการให้พนักงานทุกคนที่อยู่ในแต่ละตำแหน่งเขียนความรู้ของตนเองขึ้นมาแล้วนำไปความรู้นั้นไปตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้างาน จากนั้นจึงนำไปเก็บไว้เป็นสิ่งที่ต้องรู้ตามตำแหน่งงาน เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาหรือพนักงานเก่าต้องการที่จะทบทวนความรู้ ก็สามารถที่จะค้นหาความรู้ที่ต้องรู้ตามตำแหน่งของตนเองจาก OPL นั้นๆ การจัดการความรู้ด้วยเทคนิค OPL นี้จึงสอดคล้องกับ 5 ขั้นตอนของการจัดการความรู้ เพราะสามารถที่จะบ่งชี้ สร้าง สะสม จัดเก็บความรู้และนำมาความรู้ออกมาใช้ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องมากกว่าวิธีการจัดการความรู้แบบอื่นๆ และยังสามารถค้นหาผู้เชี่ยวชาญในเรื่องต่างๆได้อีกด้วย ด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ก้าวหน้าในปัจจุบัน แบรนด์ Software Service Provider ของคนไทย ได้พัฒนาโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล OPL ในชื่อ René OPL ที่สามารถจัดการกับ OPL จำนวนมากๆได้ในรูปของฐานข้อมูลที่ทำให้... Read more →