ปากบอกจะลดต้นทุน จะลดได้อย่างไร (2)

กิจกรรมที่มีหน้าที่เพื่อลดความสูญเสียทั้ง 16 ประการให้เป็น ศูนย์ โดยการใช้เครื่องมือต่างๆ ไปทำการวิเคราะห์หาทางแก้ไข และป้องกันการกลับมาของปัญหา เครื่องมือที่ใช้ในกิจกรรมนี้คือ ข้อเสนอแนะ, ไคเซ็น, 5W+1H, การวิเคราะห์ Why-Why, QC 7 Tools, การวิเคราะห์ P-M, QCC เป็นต้น การเลือกใช้เครื่องมือต่างๆ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของปัญหา เหมือนกับการรับยาให้ตรงกับโรคนั่นเอง ดังนั้นเราต้องรู้จัก กับชนิดของความสูญเสีย ก่อน หากเราแบ่งความสูญเสีย ออกตามลักษณะการเกิดของปัญหาเราจะแบ่งความสูญเสียออกได้ 2 แบบ คือ Sporadic คือความสูญเสียที่เกิดขึ้นอย่างกระทันหัน จะเกิดขึ้นนานๆ ครั้งแต่เสียหายมาก Chronic คือความสูญเสียชนิดเรื้อรังที่เกิดขึ้นอยู่บ่อยๆ สร้างความเสียหายไม่มาก แต่เกิดอยู่เป็นประจำ การ แก้ไขปัญหานั้น เราต้องทำการแก้ไขที่ Sporadic ก่อน เนื่องจากเป็นการแก้ไขที่ง่าย และเห็นผลได้อย่างชัดเจน หลังจากที่เราแก้ไข sporadic ไปจนหมดแล้ว เราจึงจะมาให้ความสนใจต่อ chronic ในขั้นถัดไป   แต่ถ้าแบ่งความสูญเสียออกตามลักษณะของสาเหตุการเกิดขึ้นของปัญหา เราจะสามารถแบ่งปัญหาออกได้เป็น 3 แบบคือ 1. ความ สูญเสียที่ขึ้นจากสาเหตุเพียงอย่างเดียว เช่น เราเดินหกล้มเนื่องจากเตะสายไฟฟ้าที่เขาเอามาไว้ชั่วคราวในระหว่างซ่อม เครื่องอยู่ สาเหตุของการล้มคือเตะสายไฟที่เขามาวางไว้ ความสูญเสียแบบนี้เป็นความสูญเสียที่เราเห็นการเกิดต่อตาของเราเอง เป็นปัญหาที่ง่ายๆ ไม่ซับซ้อนอะไร 2. ความ สูญเสียที่เกิดขึ้นจากหลายสาเหตุ เพียงแต่ว่าแต่ละสาเหตุไม่เกี่ยวข้องกัน เช่น เราเข้าห้องน้ำพบวว่าก๊อกน้ำที่อ่างล้างหน้ามีน้ำหยดอยู่ การที่น้ำหยดออกจากก๊อกนั้นเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะจะเป็น a. การปิดน้ำไปสนิท b. แรงดันน้ำเกินกว่าที่กำหนด c. ซีลของก๊อกน้ำขาด d. ก๊อกน้ำมีสิ่งสกปรกเข้าไปอุดตัน ซึ่ง สาเหตุเหล่านี้ล้วนแล้วแต่เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดน้ำหยดที่ก๊อกน้ำทั้ง สิ้น เพียงแต่ว่าแต่ละสาเหตุเป็นสาเหตุที่ไม่เกี่ยวข้องกันเลย 3. ความสูญเสียที่เกิดขึ้นจากหลายสาเหตุ และแต่ละสาเหตุเกี่ยวข้องกัน เช่น ปัญหาเงินเฟ้อ ปัญหาการว่างงานของบัณฑิตจบใหม่เป็นต้น เราอาจเขียนแผนภาพของปัญหาที่เกิดขึ้นทั้งสามรูปแบบได้ดังนี้ คน ส่วนใหญ่คิดว่าปัญหาส่วนใหญ่เกิดขึ้นนั้นเป็นแบบที่ 3 คือหนึ่งปัญหาเกิดจากหลายสาเหตุที่เกี่ยวข้องกัน แต่ในความเป็นจริงแล้วไม่ได้เป็นเช่นนั้น 80-90% ของปัญหาที่เกิดขึ้นจะอยู่ในรูปแบบที่ 1 และ 2 มีเพียงส่วนน้อยเท่านั้นที่เกิดขึ้นในรูปแบบที่ 3 ที่เป็นเช่นนี้ เพราะ เมื่อไรก็ตามที่เราเข้าไปสอบสวนสาเหตุของปัญหาและสาวลงไปลึกๆ เราจะพบว่า สาเหตุของปัญหาเราจะพบว่าเกิดขึ้นจากสาเหตุเพียงสาเหตุเดียวนั้นคือเกิดจาก สาเหตุในแบบที่ 1 หรือ 2 เท่านั้นไม่ได้เป็นในรูปแบบที่ 3 แต่อย่างใด ถ้า ย้อนกลับไปเปรียบเทียบลักษณะการเกิดของความสูญเสีย เราจะพบว่าความสูญเสียในรูปแบบของ Sporadic นั้นจะเป็นความสูญเสียที่เกิดขึ้นในรูปแบบที่ 1 หรือ 2 และในส่วนของ Chronic จะเป็นความสูญเสียในรูปแบบที่ 3 ซึ่งนั่นหมายความว่าความสูญเสียแบบ Chronic ก็ควรจะมีเพียงส่วนน้อยเท่านั้น แต่ที่ทำให้เรารู้สึกว่าปัญหาส่วนใหญ่เป็นแบบที่ 3 ก็เพียงเพราะว่าเรายังไม่เข้าใจปัญหานั้นๆ ดีพอ เมื่อปัญหามีหลายรูป แบบ เราคงต้องเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมในการแก้ไขปัญหา ถ้าปัญหาเป็นปัญหาที่ง่าย ก็เลือกใช้เครื่องมือที่ง่าย ถ้าปัญหาเป็นปัญหาที่ซับซ้อนก็เลือกใช้เครื่องมือที่ยากเพื่อแก้ไขปัญหา เครื่องมือที่ใช้ในการแก้ไขปัญหามีหลายเครื่องมือด้วยกัน เริ่มจากเครื่องมือตัวที่ง่ายที่สุดก็คือ 1. ข้อ เสนอแนะหรือ Suggestions หลักการของการทำข้อเสนอแนะก็เพื่อให้พนักงานได้ช่วยออกความเห็นในการแก้ไข ปัญหาต่างๆ โดยเสนอความเห็นได้อย่างอิสระ... Read more →

โรงงานส่วนมากจะทำกิจกรรมเพื่อลดต้นทุนแทบทั้งสิ้น (ถ้าองค์กรไหนยังไม่ได้ทำต้องถือว่า เชยมาก ๆ) เพราะกิจกรรมลดต้นทุนนี้เป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากสำหรับองค์กรที่ต้องการรักษาความสามารถในการแข่งขันเอาไว้ แต่เมื่อเราทำกิจกรรมลดต้นทุนพวกนี้ไปนาน ๆ สิ่งหนึ่งที่ทุกองค์กรต้องประสบพบเจอ “ทางตัน” เกิดอาการหมดมุกหรืออาการที่ไม่รู้ว่าจะทำเรื่องอะไรต่อดี ในความเป็นจริงแล้วการลดต้นทุนนั้น เราไม่ได้ไปลดที่ตัวต้นทุนจริง ๆ เช่น สมมุติว่าเราทำธุรกิจกิจปลากระป๋องปกติเราใส่ปลาเข้าไป 4 ตัวต่อกระป๋อง เราจะมาลดต้นทุนโดยการใส่เข้าไป 3 ตัว แบบนี้ก็คงจะไม่ได้ เพราะนั่นจะทำให้มีปัญหาอย่างอื่นตามมา เราต้องมองให้เข้าใจว่าในความเป็นจริงนั้นต้นทุนที่เราพูดเรากำลังพูดถึงต้นทุนแบบไหนกัน ต้นทุนนั้นมีด้วยกัน แบบต้นทุนแบบแรก คือ ต้นทุนทางอุดมคติ คือต้นทุนที่ไม่มีความสูญเปล่าความสูญเสียอยู่เลย ถ้าเป็นการผลิตก็ต้องบอกว่า ไม่มีของเสีย ไม่มีเครื่องเสีย ไม่มีเวลาที่เสียไปจากการเปลี่ยนงาน หรือแม้นแต่ความคลาดเคลื่อนก็ไม่มี เช่น ชิ้นงานมีน้ำหนัก 50 กรัม +/- 2 กรัม ตรง +/- 2 กรัมนี่ก็ไม่มี มีแต่ 50 กรัมถ้วน ๆ เท่านั้น ไม่มีแม้นแต่ความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น ใช้เวลาในการผสมเกินไป 15 วินาที ก็ยอมไม่ได้ ลูกค้า Claim หรือ Complaint ก็ไม่ ต้นทุนในอุดมคติก็คือต้นทุนในทางจิตนาการ เป็นต้นทุนที่คิดว่าทุกอย่างสมบูรณ์แบบไปหมด ต้นทุนในการแข่งขัน คือ ต้นทุนที่เมื่อหักออกจากราคาขายแล้วยังทำให้องค์กรสามารถอยู่ได้หรือมีกำไรนั่นเอง เมื่อไรก็ตามที่องค์กรยังทำงานบนต้นทุนนี้ องค์กรก็ยังพอที่จะมีสามารถในการแข่งขันอยู่ ต้นทุนนี้จะสูงกว่าต้นทุนทางอุดมคติมาก ต้นทุนปัจจุบัน คือ ต้นทุนที่องค์กรแบกรับอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งอาจจะสูงหรือต่ำกว่าต้นทุนในการแข่งขันก็ได้ โดยที่องค์กรใดก็ตามที่ต้นทุนปัจจุบันสูงกว่าต้นทุนในการแข่งขันนั่นคือองค์กรเตรียมตัวเจ้งได้ ส่วนองค์กรไหนที่ต้นทุนปัจจุบันต่ำกว่าต้นทุนในการแข่งขันองค์กรนั้นก็ยังคงสามารถอยู่ในตลาดได้ต่อไป ทีนี้เราก็ต้องมาดูว่า ถ้าเราจะทำกิจกรรมลดต้นทุน เราจะมองแค่ทำให้ต้นทุนของเราต่ำพอที่จะแข่งขันได้เท่านั้นคงจะไม่ดีเป็นแน่ เพราะเราไม่อาจทราบได้ว่าภาวะของตลาดจะเป็นอย่างไร เราไม่อาจจะทราบได้ว่าคู่แข่งของเราเขาลดต้นทุนได้มากกว่าเราหรือไม่ เท่ากับเราก็ทำงานตามหลังคนอื่นอยู่เสมอ มุมมองที่ดีต่อการลดต้นทุนก็คือ เราต้องมองที่ต้นทุนทางอุดมคติ นั่นคือเราต้องมองต้นทุนปัจจุบันของเราเองเทียบกับต้นทุนทางอุดมคติว่า ต้นทุนปัจจุบันของเราถ้าต่ำกว่าต้นทุนทางอุดมคติก็แสดงว่าเราคิดต้นทุนทางอุดมคติผิด แต่ถ้าต้นทุนปัจจุบันของเราสูงกว่าต้นทุนทางอุดมคตินั่นก็หมายความว่า “ในการทำงานของเรานั้น มีความสูญเสีย ความสูญเปล่าเกิดขึ้น” ยิ่งถ้าต้นทุนปัจจุบันสูงกว่าต้นทุนทางอุดมคติมากเท่าไร ก็แสดงว่า องค์กรของเรามีความสูญเสียมากเท่านั้น และเมื่อไรก็ตามที่มีความสูญเสีย ความสูญเปล่า นั่นก็คือโอกาสที่เราจะลดต้นทุนเพื่อที่จะทำให้ต้นทุนในปัจจุบันลดลงมาได้ ความหน้าจะเล่าว่า แล้วความสูญเสีย ความสูญเปล่า มีกี่แบบ Read more →

กิจกรรมนี้มีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนตามชื่อ คือ 3.1 ต้องทำการวางแผนการบำรุงรักษาให้กับ เครื่องจักร เพื่อให้เครื่องจักรไม่เสียหรือ Breakdown คำจำกัดความของเครื่อเสียคือ เครื่องจักรที่สูญเสียความสามารถในการทำงานอย่างสิ้นเชิงนานเกิน 10 นาที เรื่องเวลานี้อาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมกับสภาพการณ์ ดังนั้นเครื่องจักรเสียต้องไม่เกิดขึ้นจึงไม่ได้หมายความว่าเครื่องจักรจะ ไม่หยุดเลย แต่เครื่องจักรจะหยุดเพื่อซ่อมก่อนที่มันจะเสียหรือ Breakdown หรือหากยังมี Breakdown ก็ต้องทำให้เครื่องจักรกลับคืนมาให้เดินได้อีกครั้งโดย a. การซ่อมให้เร็วที่สุดหรือ ลด MTTR (Mean Time to Repair) b. การที่ให้เครื่องมีระยะเวลาในการเดินนานที่สุด หรือเพิ่ม MTBF (Mean Time Between Failure) 3.2 ต้องทำให้ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาต่ำที่สุด จะเห็นได้ว่าจุดมุ่งหมาย 2 ข้อนั้นขัดแย้งกันเองนั่นคือ เครื่องเสียเป็นศูนย์ นั้นก็ต้องมีค่าใช้จ่ายแต่หากเราทำการบำรุงรักษามากจนเกินไป ค่าใช้จ่ายก็จะสูงขึ้น ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ไม่ต้องการเช่นกัน ปัญหาจึงอยู่ที่ว่า เราจะทำให้เกิดความสมดุล ของ 2 จุดประสงค์นี้ได้อย่างไร ก่อนอื่นเราต้องทำความเข้าใจถึงที่มาของเครื่องเสียก่อน 3.3 เครื่องจักรเสียได้อย่างไร เครื่องจักรย่อยประกอบด้วยชิ้นส่วนต่างๆ มากมายหลายชิ้นประกอบเข้าด้วยกัน เช่นเดียวกับ รถยนตร์ของเราไม่ได้มาจากชิ้นส่วนเพียงชิ้นเดียวแต่มาจากชิ้นส่วนหลายๆ ชิ้นประกอบเข้าด้วยกัน จึงจะรวมเป็นรถยนตร์ การที่รถยนตร์จะเสียนั้น เราจะสังเกตุว่าเมื่อรถยนตร์เสียที่เราพูดถึงนั้น ไม่ได้หมายความถึงรถยนตร์ทั้งคันแต่เราจะหมายถึงความเสียหายที่เกิดขึ้นกับ ชิ้นส่วนบางชิ้นที่เสียหาย แต่ชิ้นนั้นส่งผลให้รถยนตร์ทั้งคันทำงานไม่ได้ เครื่องจักรของเราก็เช่นเดียวกันการที่จะเสียย่อมเกิดจากชิ้นส่วนบางชิ้น เสียหายไม่ได้เกิดจากทุกชิ้นเสียหายพร้อมกัน ชิ้นส่วนแต่ละชิ้นจะถูกออกแบบมาให้ทำงานที่สภาวะการณ์ใดๆ สภาวะหนึ่ง หากสภาพของชิ้นส่วนนั้นแย่ลงจนถึงจุดที่มันไม่สามารถรับกับการทำงานที่ออก แบบให้รับได้ชิ้นส่วนน้นก็แตกหักเสียหายดังรูปที่แสดงด้วยกราฟ จะเห็นว่าเส้นสีน้ำเงินคือการเสื่อมสภาพตามปกติของชิ้นส่วน เมื่อสภาพของชิ้นส่วนนั้นเสื่อมลงจนถึงค่าวิกฤต ชิ้นส่วนนั้นก็แต่หักเสียหายไป แต่ถ้าเรายิ่งมีการเร่งให้การเสื่อมสภาพนั้นเกิดเร็วยิ่งขึ้น การเสื่อมสภาพก็จะเป็นเส้นสีแดง การเสียหายของชิ้นส่วนนั้นก็จะเสียหายเร็วกว่าปกติ การที่ชิ้นส่วนนั้นจะเสียหายเร็วกว่าปกตืเกิดจาก 3.3.1 ความแข็งแรงของชิ้นส่วนเครื่องจักรลดลง เกิดจากการที่ชิ้นส่วนนั้น เกิดการเสื่อมสภาพทำให้ ชิ้นส่วนนั้นไม่สามารถทนต่อการใช้งานตามปรกติได้เช่น เพลาที่สึกเล็กลง ก็ทำให้ไม่สามารถรับแรงได้เท่าเดิม 3.3.2 ความแข็งแรงของชิ้นส่วนเครื่องจักรไม่เพียงพอ เกิดจากการที่ออกแบบมาตั้งแต่แรก ไม่เหมาะสมทำให้เครื่องจักรไม่สามารถ ที่จะรับต่อแรงที่เกิดขึ้นได้ หรือทำให้เกิดการล้าตัว และเสียหาย 3.3.3 การใช้งานเกินกำลัง เกิดจากการที่เครื่องจักรนั้น ถูกออกแบบมาให้ทำงานในระดับหนึ่ง แต่ไปใช้เครื่องจักร ในอีกระดับหนึ่ง ซึ่งมากกว่าที่ถูกออกแบบไว้ ทำให้ชิ้นส่วนเครื่องจักร เกิดการเสียหายได้ 3.4.1 สิ่งที่ทำให้เหตุการณ์ที่กล่าวมาข้างต้นนี้ไม่เกิดขึ้น โดยการ 3.4.1 รักษาสภาพพื้นฐานของเครื่องจักรให้ถูกต้อง 3.4.2 ออกแบบชิ้นส่วนที่อ่อนแอใหม่ ที่ทนต่อการใช้งานให้ได้มากขึ้น 3.4.3 กำหนดการเดินเครื่องที่เหมาะสม 3.4.4 เพิ่มความสามารถของพนักงานเดินเครื่อง และช่างให้ตรวจสอบการเสื่อมสภาพได้มากขึ้น 3.4.5 การขาดการตรวจสอบ ซ่อมที่เหมาะสม 3.4.6 ปัจจัยภายนอก กิจกรรมการวางแผนบำรุงรักษานั้น นอกจากจะไม่ให้เครื่องจักรเสียแล้ว ยังต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่าย ของการบำรุงรักษาด้วย การบำรุงรักษานั้นมีหลายแบบ ซึ่งเราต้องเลือกให้เหมาะสม กับชิ้นส่วนด้วย ประเภทของการบำรุงรักษาคือ   การบำรุงรักษาแบบต่างๆ นั้นก็จะมีค่าใช้จ่ายที่ไม่เท่ากัน จึงต้องเลือกให้เหมาะสม กับชิ้นส่วนของเครื่องจักรนั้นๆ ที่ใช้คำว่า “ ชิ้นส่วนเครื่องจักร ” เนื่องจากเวลาที่เราทำการบำรุงรักษานั้น เราจะที่ชิ้นส่วนไม่ได้ทำการบำรุงรักษา ที่เครื่องจักรทั้งเครื่อง ดังนั้นเราจึงต้องทำการแยกชิ้นส่วน ของเครื่องจักรออกมา เป็นชิ้นส่วนย่อยก่อนกำหนดแผนการบำรุงรักษาลงไป ในปัจจุบันนี้ มีอุปกรณ์ที่ช่วยในการวางแผนบำรุงรักษา ให้สะดวกมากขึ้นคือ โปรแกรมการบำรุงรักษาหรือที่เรียกว่า Computerize Maintenance Management System (CMMS) ซึ่งการใช้... Read more →

การจัดการความรู้ในองค์กร (จาก Factory Digest Vol.3 Nov. 15) ในปัจจุบันการย้ายงานเป็นเรื่องที่สร้างความปวดหัวให้กับองค์กรต่างๆ มากมาย เพราะการหากำลังคนเข้ามาทำงานไม่ใช่เรื่องง่าย ซึ่งนั่นยังไม่ใช่ปัญหาใหญ่สุดของการโยกย้าย เพราะไม่ใช่แค่กำลังคนเท่านั้นที่ถูกย้ายออกไปแต่เป็น ความรู้และทักษะของคนๆนั้นที่ถูกโยกย้ายออกไปด้วย มีงานวิจัยพบว่า ค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการสรรหา คัดเลือก ฝึกอบรมพนักงานใหม่มาแทนพนักงานเดิมที่ออกไปนั้นจะอยู่ราว 5-10 เท่าของเงินเดือนของพนักงานที่ออกไป และค่าใช้จ่ายนี้ส่วนมากจะหมดไปกับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้มีความสามารถที่จะทำงานแทนพนักงานเดิมได้ ดังนั้นยิ่งเราใช้เวลาในการฝึกอบรมมากเท่าไรก็จะยิ่งส่งผลร้ายต่อองค์กรมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นองค์กรจึงต้องหาทางพัฒนาพนักงานใหม่ให้มีความรู้ความสามารถตรงตามตำแหน่งที่กำหนดไว้อย่างเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ นอกจากนี้การพัฒนาพนักงานที่มีอยู่ก็เป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน จะเห็นได้ว่าพนักงานแต่ละคนอาจจะมีความรู้หรือทักษะบางอย่างที่แตกต่างกันทำให้แต่ละคนมีผลงานที่ออกมาแตกต่างกันด้วย การถ่ายทอดและประสบการณ์ความรู้จากคนหนึ่งสู่คนหนึ่งจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมาก การจัดการความรู้ในองค์กรจึงมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งที่จะเข้ามาช่วยองค์กรในการที่จะรักษาความรู้ที่สั่งสมมาขององค์กรให้คงอยู่ในองค์กร ไม่สูญหายหรือโยกย้ายไปพร้อมกับคนที่โยกย้ายออกไป รวมถึงถ่ายทอดจากพนักงานที่เก่งกว่าสู่พนักงานคนอื่นๆ เพื่อให้พนักงานทุกคนมีความรู้ในการที่จะแก้ไขปัญหาและยังสามารถต่อยอดไปสู่ความรู้ใหม่ๆได้มากขึ้น เพื่อสร้างเป็นทุนทางปัญญาหรือ Intellectual Capital ที่จะนำไปใช้ในการรับมือกับคู่แข่งทางการธุรกิจต่อไป ในกระบวนการจัดการความรู้นั้น สามารถแบ่งได้เป็นขั้นตอนดังนี้ การบ่งชี้ความรู้เป็นการพิจารณาในการทำงานตามตำแหน่งต่างๆ ให้ประสบความสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพนั้น ผู้ที่ทำงานๆนั้นต้องมีความรู้อะไรบ้าง การสร้างความรู้ เป็นการสร้างความรู้ต่างๆ จากประสบการณ์ จากการทำงาน จากทฤษฎีที่เรียนรู้มาในองค์การ การสะสมและจัดเก็บความรู้ เป็นการนำความรู้ที่ได้สร้างมาแล้ว มาจัดเก็บให้เป็นระบบเพื่อให้สามารถนำเอาความรู้ที่สะสมไปแล้วนั้นนำกลับมาใช้ในการเรียนรู้ แก้ไขปัญหา หรือการสร้างความรู้ใหม่หรือที่เรียกว่าต่อยอดต่อไปได้ การเรียนรู้ เป็นการนำเอาความรู้ที่สะสมมา มาทำการเรียนรู้เพื่อนำเอาความรู้นั้นไปใช้ในการทำงานให้เกิดประสิทธิผล หรือ การแสวงหาผู้รู้ เป็นการสร้างผู้เชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งขึ้นภายในองค์กร เพื่อให้สามารถสร้างความรู้ใหม่หรือถ่ายทอดความรู้ที่มีอยู่ส่งต่อให้กับคนรุ่นถัดๆไป หรือเพื่อนำเอาความรู้นั้นมาต่อยอดต่อไปโดยผู้ที่เชี่ยวชาญทำให้ลดเวลาในการพัฒนาความรู้ใหม่ๆขึ้นมาในองค์กรได้ กระบวนการจัดการความรู้จึงมีหลากหลายมิติที่ต้องจัดทำ และมีหลายความรู้ที่ต้องจัดเตรียม หากเราจะฝากความหวังทั้งหมดไว้กับฝ่ายพัฒนาทรัพยากรมนุษย์แต่เพียงฝ่ายเดียวก็คงจะเป็นไปไม่ได้ที่จะสามารถบ่งชี้ความรู้ สร้างและจัดเก็บความรู้ จัดอบรม และหาผู้รู้ในองค์กร เทคนิคอย่างหนึ่งที่จะสามารถนำมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ เทคนิคการจัดการความรู้ด้วย OPL หรือ One Point Lesson หรือบทเรียนหนึ่งจุด โดยทั่วไปการเขียนความรู้ต่างๆ ก็มักจะเขียนลงในรูปแบบของขั้นตอนการปฏิบัติงานหรือ Work Instruction ที่จะเขียนขั้นตอนการทำงานต่างๆลงไปทุกขั้นตอนใน Work Instruction เดียว ทำให้การเรียนรู้ช้า ผู้เรียนเกิดความสับสน อีกทั้งยังไม่สามารถกล่าวถึงความรู้ที่ต้องใช้ในการงานได้อย่างชัดเจน เพราะมุ่งเน้นที่ขั้นตอนการทำงานมากกว่าความรู้ที่ต้องใช้ในการทำงาน ส่วน OPL คือการเขียนหรือถ่ายทอดความรู้ของตนเองลงบนเอกสารซึ่งเน้นการใช้รูปภาพมากกว่าข้อความและสามารถสื่อสารได้ในเวลาอันสั้นไม่เกิน 5 นาที เพื่อให้ผู้เรียนสามารถเรียนรู้ได้ง่าย สะดวก รวดเร็วกว่าการใช้ตัวอักษร ดังตัวอย่างข้างล่างนี้ ตัวอย่าง OPL จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่า OPL นั้นสั้น กระชับ เรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว มากกว่าการใช้การอธิบายด้วยตัวหนังสือ จึงมีผู้นิยมใช้ในการสอนงานมากขึ้น แต่การใช้ OPL ต้องมีวิธีการจัดการกับ OPL ด้วย ทั้งนี้เนื่องจาก OPL แต่ละ OPL นั้นสั้น จึงใส่เนื้อหาได้ไม่มากนัก ทำให้จำนวนของ OPL ที่จะต้องสร้างในความรู้เรื่องหนึ่งๆนั้น มีจำนวนมาก ไม่สะดวกต่อการจัดเก็บและค้นหา เทคนิคการจัดการความรู้ด้วย OPL คือ การกำหนดความรู้ที่จำเป็นของแต่ละตำแหน่งงานแล้วสร้างเป็น OPL ด้วยการให้พนักงานทุกคนที่อยู่ในแต่ละตำแหน่งเขียนความรู้ของตนเองขึ้นมาแล้วนำไปความรู้นั้นไปตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้างาน จากนั้นจึงนำไปเก็บไว้เป็นสิ่งที่ต้องรู้ตามตำแหน่งงาน เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาหรือพนักงานเก่าต้องการที่จะทบทวนความรู้ ก็สามารถที่จะค้นหาความรู้ที่ต้องรู้ตามตำแหน่งของตนเองจาก OPL นั้นๆ การจัดการความรู้ด้วยเทคนิค OPL นี้จึงสอดคล้องกับ 5 ขั้นตอนของการจัดการความรู้ เพราะสามารถที่จะบ่งชี้ สร้าง สะสม จัดเก็บความรู้และนำมาความรู้ออกมาใช้ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องมากกว่าวิธีการจัดการความรู้แบบอื่นๆ และยังสามารถค้นหาผู้เชี่ยวชาญในเรื่องต่างๆได้อีกด้วย ด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ก้าวหน้าในปัจจุบัน แบรนด์ Software Service Provider ของคนไทย ได้พัฒนาโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล OPL ในชื่อ René OPL ที่สามารถจัดการกับ OPL จำนวนมากๆได้ในรูปของฐานข้อมูลที่ทำให้... Read more →